Microsoft Outlook - Gestion du quota email

Ce tutoriel a pour but de revenir sur les éléments de base pour réduire l'espace disque utilisé par sa boite mail.

Chaque compte e-mail sur la plateforme Kyxar bénéficie d'un espace de stockage dédié. Une gestion efficace de cet espace est essentielle pour éviter tout dépassement.

C'est quoi le quota ?

Un compte de messagerie dispose d'un espace de stockage qui varie selon le contrat que vous avez avec Kyxar.
Par exemple, avec le pack hébergement, il est de 5,00 Go (5000 Mo). Cet espace alloué est appelé "quota".
Lorsque votre boîte de messagerie atteint sa capacité maximale, vous ne pouvez plus recevoir de nouveaux messages.

Que faire quand mon compte mail est saturé ?

Pour anticiper cette situation, notre système vous enverra automatiquement des messages lorsque l'espace de stockage de votre boîte de messagerie atteint les seuils de 90%, 95% et 99% du quota.

Ensuite, vous disposez des options suivantes :

  • Effacer les messages inutiles pour libérer de l'espace de stockage

  • Archiver les messages

  • Augmenter l'espace de stockage

Effacer des messages

Il est important de noter qu'est inclus dans le quota l'ensemble des dossiers et sous-dossiers de votre boîte mail
(boîte de réception, corbeille, éléments envoyés...)

Lorsque vous supprimez un message, il est déplacé vers la corbeille. 
Par conséquent, il est impératif de vider la corbeille pour que votre quota soit mis à jour.

Ce sont souvent les pièces jointes qui, avec le temps, prennent une place considérable 
(dans la boîte de réception mais aussi dans les envoyés).

Outlook permet de trier vos mails par taille afin d'identifier les plus consommateurs pour votre boîte mail.

  • Pour ce faire effectuez un clic droit sur le champ Filtre, ici "Par Date" situé au-dessus de la fenêtre listant vos mails. 

  • Sélectionnez Taille dans la liste déroulante apparente. Vos mails seront triés en fonction de leur taille. Vous aurez alors une vision précise de l'ensemble des mails les plus consommateurs en espace de stockage.

Archiver les messages

Il est possible de sauvegarder vos messages localement et de les archiver sur votre poste.
Plusieurs organisations sont possibles, une des plus communes est d'archiver tous les mails d'une année dans un dossier dédié (ex: 2020, 2021...).
Il est essentiel de prendre en considération que ces messages seront alors uniquement présents sur votre poste.
Il devient donc nécessaire de disposer d'une solution de sauvegarde ou de copie en cas de perte ou panne de votre ordinateur.

  • Cliquez sur Fichier, Paramètres du compte puis Paramètres du compte
  • Cliquez sur l'onglet Fichier de données puis "Ajouter..." pour ajouter un nouveau fichiers de données
  • Choisissez son emplacement dans votre ordinateur ou laissez celui par défaut et nommez-le
  • Retournez sur Fichier et dans l'onglet Informations, cliquez sur Outils puis Nettoyer les anciens éléments
  • Sélectionner les options d'archivage souhaitées en veillant à bien définir jusqu'à quelle date les éléments doivent être archivés

  • L'archivage se lance, les éléments sont déplacés dans le dossier archive créé précédemment. Votre arborescence est copiée à l'identique

Augmenter son quota

En fonction de votre usage, la capacité allouée de base peut ne pas être suffisante.
Notre équipe commerciale reste à votre disposition pour vous proposer la meilleure solution adaptée à vos besoins.
N'hésitez pas à nous contacter.