Que faire quand ma boîte de réception e-mail est pleine?

De base, un compte mail dispose d'un espace de stockage de 5 Go (5000 Mo). Cet espace alloué est appelé "quota".

Lorsque votre boîte de messagerie atteint sa capacité maximale, vous ne pourrez plus recevoir de nouveaux messages. Pour anticiper cette situation, notre système vous enverra automatiquement des messages lorsque l'espace de stockage de votre boîte de messagerie atteint les seuils de 90%, 95% et 99% du quota.

Effacer des messages

Il est important de noter que le quota inclut à la fois la boîte de réception, l'ensemble des sous-dossiers ainsi que la corbeille.

Lorsque vous supprimez un message, il est déplacé vers la corbeille. Par conséquent, il est impératif de vider la corbeille après avoir effectué la suppression pour que votre quota soit mis à jour.

Ce sont souvent les pièces jointes qui, avec le temps, prennent une place considérable. Microsoft Outlook permet de trier vos mails par taille afin d'identifier les plus consommateurs pour votre boîte mail.

Etapes à suivre

1. Effectuez un clic droit sur le champ Filtre, ici "Par Date" situé au-dessus de la fenêtre listant vos mails.
2. Sélectionnez Taille dans la liste déroulante apparente. Vos mails seront triés en fonction de leur taille. Vous aurez alors une vision précise de l'ensemble des mails les plus consommateurs en espace de stockage.

Archiver les messages

Il est possible de sauvegarder vos messages localement et de les archiver sur votre poste.

Plusieurs organisations sont possibles, une des plus communes est d'archiver tous les mails d'une année dans un dossier dédié (ex: 2020, 2021...).

Il est essentiel de prendre en considération que ces messages seront alors uniquement présents sur votre poste. Il devient donc nécessaire de disposer d'une solution de sauvegarde ou de copie en cas de perte ou panne de votre ordinateur.

Etapes à suivre

1. Cliquez sur Fichier, Paramètres du compte puis Paramètres du compte
2. Ajouter un nouveau Fichiers de données
3. Cliquez sur Fichier, Paramètres du compte puis Nettoyer les anciens éléments
   
4. Sélectionner les options d'archivage souhaitées. Bien définir jusqu'à quelle date les éléments doivent être archivés.
5. L'archivage se lance, les éléments sont déplacés dans le dossier archive créé précédemment. Votre arborescence est copiée à l'identique.

Augmenter son quota

En fonction de votre usage, la capacité allouée de base peut ne pas être suffisante. Notre équipe commerciale reste à votre disposition pour vous proposer la meilleure solution adaptée à vos besoins. N'hésitez pas à nous contacter.